Grupo 04

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Jack Fleitman, autor del libro "Negocios Exitosos", define el organigrama como la “representación gráfica de la estructura orgánica que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que integran la empresa, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y de asesoría".

Terpel es un distribuidor Colombiano de productos derivados del petróleo y gas. Su estructura organizacional la precede la Junta Directiva, quienes velan por el cumplimiento de la visión y misión corporativa. El Asesor Legal Judicial tendrá a su cargo la representación de la Sociedad en todas las actuaciones judiciales, extrajudiciales y administrativas de carácter civil, penal y comercial. La representación legal está en cabeza del Presidente, quien es el encargado de ejecutar los acuerdos y resoluciones de la Junta Directiva.

La Dirección de Comunicaciones y Relaciones Públicas es responsable de controlar el posicionamiento, la marca y la percepción, y desarrollar las relaciones públicas de la organización. Existen las gerencias de Finanzas y de Control y Calidad. A su vez, una gerencia por cada estación de servicio las cuales tienen a su cargo una gerencia de Operación y Logística, una de Recursos Humanos y una de Mercadeo.

Las funciones de línea tienen un impacto directo en el cumplimiento de los objetivos de la empresa. Por su parte, las funciones de staff tienen un impacto indirecto dentro de la empresa ya que solo ofrecen asesoría técnica, consultoría y monitoreo dentro de la misma, en cualquiera de sus niveles.

Las líneas de autoridad son claras en la estructura jerárquica y su importancia radica en proporcionarles a los trabajadores, en todos los niveles, un supervisor a quien le pueden hacer preguntas o reportar problemas.

La comunicación interna, es decir, la interacción humana que ocurre dentro de las organizaciones y entre los miembros de las mismas, es vital en aquellas empresas preocupadas por la calidad. Ha de ser fluida, motivante y eficaz en si misma, por lo tanto es necesario entender la estructura interna en general de la organización, ya que la estructura es uno de los factores claves para alentar al recurso humano a la competitividad y productividad, dando como resultado que la organización logre con éxito sus objetivos.

AUTORIDAD VS PODER

El poder es la capacidad, la autoridad es el arte.

La autoridad es el arte de conseguir que la gente haga voluntariamente lo que tu quieres debido a tu influencia personal. Por su parte, el poder es la capacidad de forzar o coaccionar a alguien, para que este, aunque preferiría no hacerla, haga tu voluntad debido a tu posición o tu fuerza.

El poder y la autoridad son dos conceptos que deben ir de la mano, debido a que un líder debe siempre tener el poder de la situación y aparte influir en las personas con una buena autoridad.

                                         

En la empresa visitada, los altos niveles representan el poder que reciben como resultado de su posición en la jerarquía formal. Sin embargo, existe la autoridad que tiene un gerente para dirigir el trabajo de un subordinado. 

DELEGACIÓN

El poder se delega cuando un superior confiere a su subordinado el encargo de realizar una tarea, concediéndole la autoridad y libertad necesarias, pero conservando siempre la responsabilidad final por el resultado. Ambos son responsables, el delegante y el delegado.

Si realmente se esta delegando, se le debe dar al delegado libertad para trabajar, para decidir y para responder. Algo importante: no criticar las decisiones que tome, sino ¿para qué delegamos?

La delegación se da de acuerdo con los niveles jerárquicos que se tienen establecidos. Para niveles bajos no se da la delegación sino que se limita a cumplir tareas, en la medida que va subiendo en los niveles, existe mayor delegación.

El presidente de la organización Terpel decidió dejar en manos del gerente comercial o de mercadeo la responsabilidad de crear una estrategia para fidelizar clientes, por lo que el gerente tuvo el poder de economizar el precio de la gasolina $150 menos que otras gasolineras. Este factor diferenciador implementado ha hecho que TERPEL sea una de las gasolineras número 1 del país.

VENTAJAS DE LA DELEGACIÓN	DESVENTAJAS DE LA DELEGACIÓN
Desarrolla la capacidad de los trabajadores para tomar decisiones y asumir responsabilidades. Asimismo, le da seguridad e incrementa su participación y motivación.	La mala delegación puede llevar al fracaso directivo.
Se libera de la presión del trabajo inmediato.	Cuando se delega mucho, se puede pensar que se pierde autoridad.

CENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓN EMPRESARIAL

La empresa visitada TERPEL, es una organización descentralizada. Como  es una empresa tan grande la autoridad de toma de decisiones se delega, gracias a esto se crean sucursales o divisiones, donde tomar una decisión se da de manera independiente. Es por esto que cada sucursal de Terpel, que se encuentra en el país es autónoma en cuanto a las decisiones que se deseen tomar para poder lograr  los objetivos o metas establecidas.

EJEMPLO DE CENTRALIZACIÓN

NAFINSA 

Desde 1989, NAFINSA otorga recursos financieros y garantías, principalmente como Banco Nacional, además de ser agente financiero del Gobierno Federal en lo relativo a la negociación, contratación y manejo de créditos del interior, cuyo objetivo sea fomentar el desarrollo económico; así como ofreciendo servicios fiduciarios a los sectores privados. 

Nacional Financiera (Nafinsa) es un banco estatal en México encargado de apoyar con financiamiento, capacitación y asistencia técnica a las pequeñas y medianas empresas, parte fundamental de las economías de todos los países del orbe, al generar una gran proporción del  Producto Interno Bruto y del empleo.

De ahí que el Gobierno Federal Mexicano ha convertido a Nacional Financiera en el principal detonador del financiamiento y servicios de apoyo destinados a este segmento del aparato productivo nacional.

Esta organización   es considerada centralizada, ya que a pesar de que es una emprada muy grande, el poder está concentrado en un solo lugar y la junta directiva del banco es quien toma las decisiones de otorgar o no los financiamiento a las personas.

EJEMPLO DE DESCENTRALIZACIÓN

PEMEX

Petróleos mexicanos es la mayor empresa de México, el mayor contribuyente fiscal del país, así como una de las empresas más grandes de América Latina.

Es de las pocas empresas petroleras del mundo que desarrolla toda la cadena productiva de la industria, desde la exploración, hasta la distribución y comercialización de productos finales, incluyendo la petroquímica. Durante 2012, sus ingresos totales ascendieron a un billón 647 mil millones de pesos, obtuvo un rendimiento de operación de 905 mil millones de pesos y su inversión ascendió a 311 mil millones de pesos.

Esta empresa de petróleos es considerada descentralizada ya que la toma de decisiones no está en una sola persona o en un solo grupo de personas, como es tan grande la empresa cuenta con varias sucursales de estación de servicio de gasolina en todo el país, y cada estación de servicio, cuenta con su propio gerente que es autónomo de realizar los cambios e implementar las metodologías necesarias para alcanzar la efectividad esperada.  

VENTAJAS

CENTRALIZACIÓN	DESCENTRALIZACIÓN
La organización funciona con pocos jefes.	Los empleados pueden ser habilitados a tener más autonomía para tomar sus propias decisiones.
Mantiene todos los niveles de una organización enfocada en una visión o propósito.	Descentralizar le quita algo de la carga de las operaciones diarias al dueño de la empresa.
Cuando los líderes centralizados están a cargo de todas las decisiones importantes, retienen más control sobre el funcionamiento de la empresa y el desarrollo de su cultura.	Un gerente a menudo puede tomar una decisión sin tener que acudir a la cadena de mando.
Hace que la comunicación y la toma de decisiones sean mucho más eficientes.	La descentralización puede facilitar el proceso de expansión.
Cuando una persona o un grupo pequeño en la parte superior toman decisiones importantes, las empresas experimentan menos conflictos y discrepancias entre los empleados de nivel inferior y los de nivel medio.	Ofrece una mejor oportunidad para que la organización mantenga su autosuficiencia porque los gerentes y los empleados se acostumbren a trabajar de manera autónoma.

DESVENTAJAS

CENTRALIZACIÓN	DESCENTRALIZACIÓN
Las decisiones son tomadas por la cúpula, lejos de los hechos y las circunstancias.	Puede quedar limitada por técnicas de control inadecuadas.
Quien tomas las decisiones tienen poco contacto con las personas.	Hace más difícil la aplicación de una política uniforme.
Las líneas jerárquicas o de cadena ocasionan demasiada demora.	Puede dar como resultado la pérdida de cierto control por parte de los administradores de los niveles más altos.
Posibles distorsiones y errores en los procesos de comunicación.	Aumenta la complejidad de la coordinación de unidades organizacionales descentralizadas.
La toma de decisiones es autoritaria.	Riesgo de exagerar la importancia de las submetas, priorizándolas sobre las metas principales de la organización.

DEPARTAMENTALIZACIÓN

La empresa visita presenta principalmente un tipo de departamentalización funcional, ya que cada persona o grupo de personas se agrupan de acuerdo a sus funciones y desempeñan la labor en la empresa de acuerdo a las mismas, pero también para algunas áreas con presencia regional y por la dispersión geográfica aplica la estructura matricial, con un jefe funcional centralizado y un jefe regional inmediato.

EJEMPLO DEPARTAMENTALIZACIÓN FUNCIONAL

Un claro ejemplo de departamentalización funcional es McDonalds, donde se agrupan actividades y tareas de acuerdo a sus funciones, esto permite principalmente que haya mayor utilización de las habilidades que tiene cada persona y que se oriente a cada trabajador una actividad específica.

EJEMPLO DEPARTAMENTALIZACIÓN MATRIARCAL

Un ejemplo de estructura matriarcal es la estación de servicio PETROMIL. Esta empresa se organiza por dos criterios a la vez: funciones y productos. Esta estructura puede combinar lo mejor de ambas estructuras. Así, las estructuras matriciales se utilizan con frecuencia a través de equipos de empleados que llevan a cabo el trabajo, con el fin de aprovechar los puntos fuertes, así como compensar las debilidades, en Petromil no solo se encarga de la estación de servicio como tal, sino también de los productos que ofrece diferentes a la proporción de gasolina, un claro ejemplo de eso son los lubricantes. 

EJEMPLO DEPARTAMENTALIZACIÓN DIVISIONAL 

Un ejemplo de departamentalizacion divisional por zona geografica o territorio es Falabella, donde la clasificación de las actividades se da de acuerdo con la localización en donde se ejecutará el trabajo o el área de mercado que desea cubrir la empresa, con el objetivo de mejorar la eficiencia en sus procesos y para cubrir grandes áreas cuyos mercados son extensos. 

VENTAJAS

FUNCIONAL	MATRICIAL	DIVISIONAL
Las organizaciones funcionales contienen unidades especializadas que reportan a una sola autoridad, comúnmente llamada la alta gerencia.	La estructura matricial permite a los supervisores centrarse en sus áreas de especialización.	La comunicación entre representantes de las diferentes funciones empresariales es mucho más personal en la estructura organizacional geográfica
La estructura de organización funcional agrupa a aquellos con conocimiento similar en el mismo lugar.	La colocación de los trabajadores en las áreas funcionales les permite especializarse en un campo particular.	La habilidad de contratar gerentes locales ofrece a las compañías la ventaja de tener líderes que se encuentran completamente familiarizados con el entorno local de negocios, su cultura, y ambiente legal.
La meta de la estructura funcional es poner todos los recursos humanos e informacionales necesarios para una única actividad en un solo lugar.	Los empleados tienen contacto constante con los miembros de otras áreas funcionales a través de su pertenencia a los equipos de proyecto.	Los clientes se sienten más cómodos cuando hablan con representantes locales que entienden perfectamente su lenguaje y expresiones idiomáticas.

DESVENTAJAS

FUNCIONAL	MATRICIAL	DIVISIONAL
Reduce la cooperación entre departamentos, crea barrera en los departamentos.	Conflictos de lealtad entre los responsables jerárquicos y gerentes de proyecto sobre la asignación de los recursos.	Ocurre principalmente en las áreas de marketing y de producción
Dificulta la flexibilidad con respecto a los cambios externos.	Los proyectos pueden ser difíciles de controlar si los equipos tienen mucha independencia.	Deja en segundo plano la planeación.
Hace que las personas enfoquen esfuerzos en sus propias especialidades	Los costos pueden aumentar si más directivos (gestores de proyectos) se crean mediante el uso de equipos de proyecto.	Deja en segundo plano el control de la organización.

ORGANIZACIÓN EN RED

Hoy en día, cada vez es más común toparnos con este tipo de organización, un ejemplo de estas es la organización Ericsson.

Una de las características fundamentales de la empresa en Red es la descentralización, de modo que, existiendo una pequeña organización central, ésta se abastece de funciones importantes de negocio por medio de otras. Se pretende así potenciar la eficiencia y reducir costos tanto de producción como de administración, permitiendo a las organizaciones centrarse en aquello que hacen mejor, y contratar otras actividades a empresas especialistas, constituyéndose así una red flexible conectada mediante la tecnología informacional.

De tal modo Ericsson, es un ejemplo de esta ya que contrata su producción en lugares mucho más competitivos en costos, como Nueva Delhi (India), e incluso deriva también su investigación y desarrollo a compañías de Singapur, California y otras partes de mundo, erigiéndose únicamente como coordinadora de proyectos.

ORGANIZACIÓN INFORMAL

En toda empresa es fundamental contar con organizaciones o grupos informales, ya que esto permite crear un buen ambiente laboral, un mayor compromiso y colaboración por parte de cada uno de los trabajadores, quienes crean un sentido de pertenencia hacia la empresa, buscando soluciones hacia algunos problemas que se presenten. Además en estos grupos se encuentran con muchas ideas y gustos en común.        

La comunicación entre estos grupos y la alta gerencia debe ser siempre efectiva, por lo tanto la importancia que se le debe dar a los grupos informales debe ser igual a los grupos formales o ya establecidos, ya que cada una de las personas pertenecientes a estos grupos, siente que está cumpliendo con sus funciones de la mejor manera, disfruta su trabajo, y los metras trazadas serán mucho más fáciles de alcanzar.

Dentro de la empresa visitada TERPEL S.A, encontramos grupos informales como los organizadores de los cumpleaños, que se encargar de recordar las fechas de todos los cumpleaños de los trabajadores y recoger dinero para obsequiarle algún detalle. También existe un grupo encargado de realizar los eventos en fechas especiales para todos los trabajadores y sus familias como la navidad, día del amor y la amistad, etc.

ORGANIZACIÓN EFECTIVA  

Una organización efectiva es aquella que vive sus valores y principios, que actúa de acuerdo a sus delineamientos, que considera a su cliente interno con respeto y consideración, que sabe a dónde ir y cómo lograrlo, que deja fluir la comunicación entre sus empleados y hacia los clientes, que es transparente, que mide lo que hace y tiene la cultura de mejoramiento permanente, que coopera con sus competidores, que busca hacer un mundo mejor, que es protagonista del cambio. En virtud de la definición anterior, podemos afirmar que la empresa TERPEL S.A. funciona como organización efectiva.

PARA LOGRAR UNA ORGANIZACIÓN EFECTIVA ES IMPORTANTE:

Realizado por: Andres Duque, Sergio Doria, Valentina Vergara, Mohamed Zaghlout

  Referencias Bibliográficas

- Chris Joseph Ventajas y desventajas descentralización 2012 http://pyme.lavoztx.com/las-ventajas-de-una-estructura-organizativa-descentralizada-4203.html   [consultado  15 de abril 2014]

- Anónimo nacional financiera 2013 http://es.wikipedia.org/wiki/Nacional_Financiera_(M%C3%A9xico) [consultado  15 de abril 2014]

- Neil Kokemuller Ventajas y desventajas centralización 2012 http://pyme.lavoztx.com/las-ventajas-de-la-estructura-organizativa-centralizada-5952.html [consultado  15 de abril 2014]

- Medina, Juan Organización efectiva 2010 http://www.efectividad.net/comentarios/Organizacion-efectiva/52182 [consultado  15 de abril 2014]

- Anónimo Organización en red 2013 http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n_en_red [consultado  15 de abril 2014]